ניהול משימות חוזרות – מכני או ידני
מנגנון לניהול משימות חוזרות חשוב במיוחד בכל הקשור לפעולות גבייה ותשלומים בהן יש צורך בתחזיות קדימה ובתיעוד לאחור.
בכל כמה זמן אתם צריכים לבדוק את המצב של מערכת המיזוג המרכזית בבניין? כמה פעמים בשבוע עליכם לשלוח הודעות לדיירים אתם ודאי הבחנתם שאנחנו מדברים על משימות חוזרות (Recurring Tasks) שהן חלק מכל ניהול שוטף ומכל פרויקט. לכן רוב המערכות המתקדמות לניהול משימות ופרויקטים מציעות יכולת להגדיר משימות חוזרות, וקיומה של תכונה כזאת מהווה מדד לאיכות ולחדשנות.
סוגים של משימות חוזרות
לפי מרווח של זמן, כגון מספר ימים/שבועות/חודשים קבוע. לדוגמא: להשקות את האדניות אחת ל-3 ימים.
לפי יום מסוים בשבוע. לדוגמא: לנקות את בית הכנסת בכל יום חמישי.
לפי תאריך מסוים בחודש. לדוגמא: לשלוח תזכורות תשלום בכל 31 בחודש.
בתדירות אקראית/משתנה. לדוגמא: לבדוק את פעילות צוות הגינון אחת לכמה זמן.
יש שני סוגי טיפול במשימות חוזרות
מכני – הגדרה של קריטריונים לפיהן נוצרות משימות חוזרות ע"י המערכת.
ידני – העברת המשימה לתאריך הבא לאחר סיום ביצוע במועד הנוכחי.
שימוש במנגנון מכני/דיגיטלי למשימות חוזרות חשוב במיוחד בכל הנושאים הקשורים לגבייה ולתשלומים, בהם נדרשות תחזיות כספיות ויש צורך בתיעוד של כל משימה.
טיפול במשימות חוזרות הוא חלק ממתודולוגיית 'לגרום לדברים לקרות' (GTD – Getting Things Done) שפיתח דיוויד אלן בשנות השמונים של המאה העשרים, טרום עידן המחשב על כל שולחן והרבה לפני עידן האינטרנט. המתודולוגיה של אלן היא הבסיס כמעט לכל הפתרונות הטכנולוגיים לניהול משימות ופרויקטים, בעסקים קטנים וגדולים.