גבייה – עולם של משימות

את תהליכי הגבייה של ועד הבית אפשר לחלק לשלושה סוגים:

• גבייה שוטפת ומעקב

• גביית חובות קלים

• גביית חובות קשים

כל זה עטוף בשלל משימות רישום, מעקב ותיעוד שבדרך כלל צריכות להתבצע בזמן קצר ובאופן מדויק ומוקפד. במילים אחרות, המון בירוקרטיה והמון לחץ. וזה עוד לפני שדיברנו על המתח והתחושות הלא נעימות שמתלוות למאמץ הגבייה.

יש כלים להקלת מאמץ הגבייה

אפשר להניח כי לפני כ-40 שנה נשמעה אנחת רווחה גדולה במשרדיהם של ועדי הבתים, עם המצאת הגיליון האלקטרוני (כגון אקסל) שהפך את מלאכת הרישום (הצד הפקידותי) ואת מלאכת החישוב (הצד הפיננסי) להרבה יותר פשוט ונוח.

היום הדברים אפילו יותר משוכללים. מהן האפשרויות שעומדות לבחירת ועד הבית?

1. מערכות ייעודיות לוועדי בתים שכוללות גם מודול גבייה

מערכות אלו מסופקות ע"י חברות ניהול או ע"י חברות טכנולוגיה והן מציעות סל שירותים לוועד ולדיירים. היתרון של מערכות האלה הוא בכך שהן כוללות מספר מודולים שנחוצים לוועד הבית תחת ממשק אחד. החיסרון בתחום הגבייה הוא, שהן נותנות מענה חלקי רק למצבים הקלים, כלומר בעיקר לגבייה השוטפת.

חשוב לדעת! הפלטפורמות הייעודיות לוועדי בתים הן חלק מעולם הפינטק (FinTech) שכולל סוגים שונים של פתרונות טכנולוגיים לצרכים פיננסיים. גם פתרונות בנקאיים שייכים לעולם הפינטק.
תחום הפינטק נמצא בתקופה האחרונה בתאוצה יוצאת דופן, בין השאר בהשפעת התפתחות הבינה המלאכותית (AI) ולפיכך ניתן להעריך בשנים הקרובות נראה פריצות דרך משמעותיות, בין השאר בפתרונות המעטפת לוועדי בתים. אנחנו נעדכן כאן.

אגב, תחום הפתרונות הטכנולוגיים לענף הביטוח (InsureTech) הוא חלק מעולם הפינטק, וגם הוא נמצא כעת בתנופת פיתוח עצומה.

2. יישומים מותאמים אישית לניהול מאמצי גבייה

האקסל הישן והטוב שייך לקטגוריה זו של כלים. ניתן ליצור באקסל יישומים מתוחכמים למדי, המותאמים בדיוק לצרכים שלכם, כולל מסכי תצוגה למנהל (דשבורדים), אלא שמדובר בכלי מסובך שדורש ידע ספציפי שלרוב חברי ועדים, ובני אדם בכלל, אין אותו. כל שינוי הוא מיני פרויקט.

כפי שסיפרנו כאן בגיליונות קודמים, בשנים האחרונים מתפתחות פלטפורמות ללא קוד (No Code) שמשלבות תכונות של גיליון נתונים (אקסל), תכונות של מסד נתונים (דאטה-בייס) ותכונות של מחברת אלקטרונית (גוגל קיפ).

כמה מן הפלטפורמות המפורסמות ביותר: אסנה, מאנדיי, נויישן, טרלו ועוד. בכל אחת מן הפלטפורמות האלו ניתן לבנות אפליקציה מותאמת אישית לנושא הגבייה, ללא כל ידע מוקדם, ללא צורך בידע תכנותי, ובאופן ידידותי ואינטואיטיבי. הן זוכות לתפוצה רחבה עד כדי כך שגם ענקיות הטכנולוגיה, מיקרוסופט וגוגל, נכנסות למרוץ.

היתרון הגדול של פלטפורמות אלו הוא הגמישות הכמעט מלאה לשינויים והיכולת לבצע אותם באופן עצמאי או בעלות שולית תוך סיוע מרחוק. כלומר, הן סלחניות לטעויות ובנויות לניסוי וטעייה.

אז מה עושים?

אם יש לכם כלי שעובד לכם ונוח לכם, אולי כדאי להישאר איתו. בטח שלא כדאי לקפוץ לפתרון אחר – ייעודי או ייחודי – לפני שבטוחים בכל מאת האחוזים שהוא עובד לכם ונוח לכם.

מה צריך לדרוש/לצפות מאפליקציה תומכת גבייה?

• אפשרות "לחתוך" את המידע לפי צרכים שונים כגון זמני איחור, דפוסי התנהגות ועוד. זה כולל גם אפשרות לסווג רשומות לפי רמת קושי, דחיפות ועוד.

• תזכורות – מנגנון שמקפיץ לכם תזכורת למשימה שעליכם לבצע או לעקוב אחרי ביצועה.

• התרעות – מנגנון ששולח הודעה לחייב. ניתן לתזמן סדרת הודעות לפי תהליך שנקבע מראש, כולל התרעות משפטיות.

• נוסחי הודעות – מאגר זמין של נוסחים מוכנים מראש למצבים שונים.

• קבצים מוכנים – מאגר קבצים מוכנים שניתן לצרף להודעות שונות.

• חישובים + שיתוף חישובים – כדי לאפשר דיון עם נתוני אמת "מול העיניים"

• תיעוד מהלכים כולל משפטי – מנגנון שיאפשר לכם לתעד שיחות ומסמכים שונים שנצברים לאורך התהליך.

• מידע כגון חוקים, תקנון – מידע חיוני זמין בצורת קישורים או קבצים.

• תצוגות נוחות גם בטלפון.

שורה תחתונה: בשלב המיידי נראה שעדיף לעבוד עם מערכת מותאמת אישית. בטווח הארוך, כאמור, צפויות התפתחויות בפתרונות הייעודיים לוועדי בתים שיהפכו אותן לפתרון המועדף.