במאמר קודם בסדרה זמן שיפוץ עסקנו בשאלה איך יודעים שהגיע הזמן לפרויקט שיפוץ בבית משותף? הפעם נעסוק בהכנות לקראת הפרויקט ובהתנהלות בזמן הפרויקט.
אנחנו מדברים, אגב, על שיפוץ מקיף בבית המשותף אבל הכל תקף – ההכנות והשלבים – גם לשיפוץ נקודתי, רק בקנה מידה יותר קטן. בואו נצא לדרך.
לפני הכל, הכל יכול להיות
הכנה נכונה של פרויקט שיפוץ היא תנאי הכרחי להצלחתו. אבל, ואת זה הניסיון מוכיח, גם אם עשיתם הכל כמו שצריך ובהקפדה יתרה, גם אז עלולות לצוץ תקלות. באופן כללי פרויקט שיפוץ מועד להפתעות.
אנחנו מדגישים את הנקודה הזאת כדי להסיר כל ספק לגבי הצורך בשלב הכנה מסודר – ככל שהוא יותר מוקפד כך הסיכון להפתעות קטן. יותר מזה, היכולת להתמודד עם הבלתי צפוי גבוהה יותר לאין שיעור כאשר יש לכם מפת דרכים טובה. לכן אנו מציעים שלא לוותר על סעיף הוצאות בלתי צפיות בשיעור של לפחות 10% מהפרויקט.
והכי חשוב, תכנון מוקפד מאפשר לכם לעקוב באופן שוטף אחרי הפרויקט, לדעת בכל רגע נתון מה קורה, ולזהות מבעוד מועד את הצמתים החשובים וההשלכות שלהם בתהליכי העבודה.
בפרויקט שיפוץ הכל יכול להיות ולכן חשוב שתהיו מוכנים לכל אפשרות.
התהליך של הנעת פרויקט שיפוץ בבית משותף, לאחר שהחלטתם שהדבר נחוץ ובלתי נמנע, כולל מספר שלבים הכרחיים:
- תכולת הפרויקט – חידוש חזיתות, תיקון סדקים, חידוש צבע, איטום גגות, תיקון מערכות פנימיות (כגון אינסטלציה וחשמל), ניצול השטחים המשותפים לשימושים חדשים, הנגשת שבילי הכניסה והחניות הדיירים, שיפור לובי ועוד.
- מסגרת התקציב – בהמשך תקבלו הצעות שייבחנו לאור מסגרת התקציב שלכם.
- תוכנית הביטוח לתקופת הפרויקט – הן מצד הקבלן כדרישת סף, והן מצד ועד הבית. שימו לב! ללא הצגת פוליסת ביטוח לבניין, הכוללת את גובה הכיסוי בו הבניין יהיה מבוטח לאורך כל תקופת השיפוץ, לא יהיה נכון להתחיל בשיפוץ.
- חשיפת הפרויקט לדיירים – שלוש מטרות לחשיפה מוקדמת של התוכניות לבעלי הדירות ולדיירים: ראשית, בניית המודעות לקראת ההחלטה באספת דיירים. שנית, קבלת רעיונות והצעות לשיפור הפרויקט, שלישית, דרישות ובקשות ללוח הזמנים של השיפוץ.
- צוות הניהול – מי יוביל את הפרויקט מטעם ועד הבית ומי ייצג את בעלי הדירות במהלך הפרויקט.
- קבלת הצעות – בפועל, מכרז בין קבלנים מורשים.
- קבלת אישור הדיירים – עפ"י חוק פרויקט שיפוץ צריך להיות מאושר ע"י אספת דיירים רשמית.
אסיפת הדיירים והלאה
בתהליך ההכנות לפרויקט השיפוץ עשויות להתקיים מספר אסיפות, אך יש את האסיפה הקובעת, שממנה יכול ועד הבית להתחיל בפעולות מעשיות.
מאסיפת הדיירים (אחת או יותר) ועד הבית צריך לצאת עם שורה של הסכמות שמהוות אישור לפרויקט השיפוץ:
- אישור סופי לתכולת הפרויקט
- אישור לתקציב הפרויקט (כולל תנאי התשלום)
- אישור לצוות הפרויקט
- אישור של הקבלן הנבחר
- אישור לו"ז הפרויקט
לאחר שיש בידי הוועד את האישורים ניתן להתחיל בתהליך הגבייה למימון הפרויקט. מומלץ להגיע לגבייה בשיעור של לפחות 80% מתקציב הפרויקט לפני מתן ההוראה לקבלן להתחיל בעבודות.
נזילות מתאימה בחשבון הפרויקט, בכל שלב ושלב בעבודה בשטח, מאפשרת יציבות ועמידה בתשלומים לקבלנים המבצעים, וחיונית מאוד להצלחה בגמר הפרויקט ולוחות הזמנים שנקבעו בו.
תהליך הגביה חייב להיות יעיל מקצועי ומהיר מאוד, וכל זאת, מחייב שיקוף פיננסי מפורט של תקציב הפרויקט מתוך שימוש אופטימלי שיספק את בעלי הדירות להשיג את היתרונות בשימור הבניין ותחזוקתו לשנים ארוכות.
התנהלות בזמן השיפוץ
זמן שיפוץ כרוך בשינויים הכרחיים בהתנהלות השוטפת של הדיירים. הוועד צריך לספק לדיירים מידע ברור מראש כחלק מההכנות לפרויקט:
- שינויים בנתיבי הכניסה והיציאה מהבניין
- שינויים בתנועה בתוך הבניין – גרמי מדרגות, שטחים ציבוריים וכד'
- שינויים בסידורי החניה – נושא רגיש אצל לא מעט אנשים, בטח באזורים עם חניה מועטה.
- שעות העבודה בהן צפוי רעש
- מועדי הפסקות חשמל ו/או מים
- סיום שלב והתחלת שלב חדש
ככלל, התקשורת עם הדיירים בזמן הפרויקט ודרכי הדיווח והעדכון יכולים לעשות הבדל. כדאי שבעלי הדירות והדיירים בבניין יהיו תמיד מעודכנים.
כמה זה חשוב אפשר להמחיש באמצעות נושא החניה: במקרים רבים סידורי החניה לתקופת הפרויקט משתנים לאורך הפרויקט, בהתאם למשימות השיפוץ. נסו לדמיין את הכאוס ואת האווירה במקרה שיש אי הבנה לגבי השינויים האלו.
כדאי שתהיה תכנית תקשור מסודרת המותאמת ללוח הזמנים המתוכנן, מגיבה לשינויים והתפתחויות, ורגישה לרחשי הדיירים.
בבתים משותפים עם משפחות, בהם יש ילדים רבים, יש לוודא כי הילדים מודעים לפרויקט השיפוץ ולמשמעויות הנלוות לכך.
בטיחות
מובן כי בתקופה של שיפוץ יש לנהוג במשנה זהירות ולהיות הרבה יותר ערניים למתרחש בבניין. על מנת להקטין את הסיכונים על הקבלן לעמוד בדרישות בטיחות:
- סימון ברור של אזורים בהם התנועה מוגבלת
- אחסון מסודר של ציוד וחומרים באופן שאינו יוצר הפרעות בתנועה ואינו מסכן את האנשים בבניין
- ניקיון בתום העבודה
- מניעת גישה לחומרים מסוכנים כגון צבעים
אגב, תקשור הפרויקט לדיירים הוא חלק ממערך הבטיחות של הפרויקט. זהו המרכיב שמבטיח את ערנות הדיירים למתרחש.
כאמור, הערכות נכונה היא המפתח לפרויקט חלק ויעיל ללא תקלות ושיבושים.
